Poznajmy się i porozmawiajmy o możliwej współpracy.
Tak, w naszej firmie każdy jest w dużej mierze indywidualistą, ale prawda jest taka, że bez współpracy nie da się zajechać daleko w żadnej branży. Potrzeba wsparcia całego zespołu.
I właśnie tu rodzi się problem z pracą zdalną…
Komunikatory umożliwiające kontakt jeden na jeden to zdecydowania za mało. Czasami trzeba coś przemyśleć grupowo, poznać inne spojrzenia na pewne kwestie, coś przegłosować, a niekiedy po prostu skonfrontować przeciwstawne racje lub rozdzielić zadania. Bez takiej możliwości trudno mówić o współpracy, a na pewno trudno oczekiwać od zespołu dużej efektywności.
W Infronie postanowiliśmy rozwiązać ten problem, organizując kilkunastominutowe spotkania online, czyli tzw. statusy. Wprowadziliśmy zwyczaj logowania się na Google Meet codziennie o stałej godzinie. W poniedziałki streszczaliśmy najważniejsze zadania z minionego tygodnia i opowiadaliśmy o tym, jak planujemy pracę na następne pięć dni. We wtorki, środy i czwartki omawialiśmy bieżące kwestie, a w piątki przychodził czas na nieco luźniejszą formę – rozmawialiśmy o wszystkim, z wyjątkiem pracy np. zadawaliśmy sobie ciekawe pytania, żeby nieco lepiej się poznać (co przecież w efekcie także przekłada się na lepszą współpracę).
Niby drobne rozwiązanie, a zmiana była kolosalna. Płynne rozdzielanie zadań, mniej niejasności, natychmiastowa ocena pomysłów, szybkie rozwiązywanie problemów, poznawanie swoich mocnych i słabych stron – to najważniejsze plusy regularnych statusów.
A potem pracowali długo i szczęśliwie…
Oczywiście, nie było aż tak różowo. Choć statusy doprowadziły do zwiększenia naszej wydajności, mieliśmy poczucie, że trzeba pójść o krok dalej, jakoś je zmodyfikować, żeby stanowiły jeszcze większy impuls do działania dla całego zespołu (pracujemy przecież w myśl zasady PDCA). Tak narodził się pomysł prezentacji – codziennie inna osoba przygotowywała miniwykład na temat ciekawego zagadnienia ze swojej dziedziny. Tematy były różne: nowe funkcje w Google Ads, procedury PDCA, tworzenie atrakcyjnych treści. Ta forma z pewnością była angażująca dla autorów prezentacji, ale miała jedną wadę – ograniczała czas przeznaczony na dyskusję, a w przypadku niektórych tematów konfrontowanie ze sobą różnych opinii jest szczególnie ważne.
Kiedy dostrzegliśmy ten problem, przeprowadziliśmy na statusie burzę mózgów na temat… statusów. W efekcie powstała długa lista pomysłów dotyczących formuły codziennych spotkań online (którą podzielimy się w kolejnych wpisach). Obecnie osoba przygotowująca status może wybrać jedną z wielu opcji np. podział na grupy (i pracę w nich nad określonym zagadnieniem), prezentację czy burzę mózgów. Dzięki temu forma spotkania jest dostosowana do tematu, co pozwala maksymalnie wykorzystać każdą sekundę naszej wideokonferencji. Ewoluowały nawet “luźniejsze” piątkowe statusy, teraz są bardziej usystematyzowane, choć wciąż nie skupiamy się w nich na pracy, tylko na poznawaniu siebie nawzajem.
Ale to kosztuje…
Tak, oczywiście, czas przeznaczony na komunikację online całego zespołu wiąże się dla pracodawcy z konkretnym wydatkiem. Myli się jednak ten, kto sądzi, że to dodatkowy koszt. Pytanie ile godzin każdy pracownik traci na rozwiązywanie problemów, które na statusie mogłyby zostać rozwiązane w ciągu kilku minut. Pytanie ile czasu tracimy na przesyłanie wiadomości tekstowych, jeśli wystarczą dwa szybkie zdania wymienione podczas codziennych spotkań online. Aż w końcu pytanie ile pieniędzy tracimy, nie uruchamiając pokładów kreatywności naszego zespołu i nie czyniąc naszych rozwiązań jeszcze bardziej efektywnymi.
Odpowiedź nasuwa się sama.
Jeżeli szukasz patentu na usprawnienie komunikacji w swoim zespole, wdrożenie statusów będzie jednym z najskuteczniejszych rozwiązań. Można zacząć choćby od kilku- czy kilkunastominutowych spotkań, podczas których zostaną omówione najważniejsze problemy i zadania. Dopiero potem przyjdzie czas na testowanie bardziej kreatywnych form. Warto działać bowiem w myśl zasady Kaizen i dać pracownikom trochę czasu na przystosowanie się do zmian. W pracy zespołowej o wiele lepiej działa teoria ewolucji niż rewolucji, o czym przekonaliśmy się na naszym ostatnim szkoleniu.
